Chia ca tiệm bánh mì mở 24h: 2 ca hay 3 ca, cần bao nhiêu người

Trả lời ngắn: Tiệm bánh mì mở 24/24 nên chia 3 ca 8 tiếng nếu tuyển đủ người, vì đúng khung giờ làm bình thường theo luật lao động và nhân viên ít kiệt sức. Kiosk nhỏ tối thiểu cần khoảng 4–5 người xoay vòng để mỗi ca luôn có 1 người đứng quầy và vẫn có ngày nghỉ; Tiệm có chỗ ngồi thường cần 7–10 người để giờ cao điểm có 2–3 người. Ca 12 tiếng chỉ nên là phương án tạm trong tuần đầu hoặc khi thiếu người, và phải tính đủ tiền làm thêm giờ.

Câu hỏi "cần bao nhiêu người" là câu mà gần như ai đi tư vấn nhượng quyền cũng hỏi, và cũng là chỗ dễ tính sai nhất. Nhiều người nhìn vào quầy kiosk 8–15 m² rồi nghĩ một người là đủ, quên rằng một ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, và người thì phải ăn, ngủ, nghỉ phép, ốm. Bánh Mì XANH mở cả 5 tiệm 24/24 mỗi ngày, kể cả chủ nhật và lễ Tết, nên đối tác nhận nhượng quyền cũng phải tính chuyện người ngay từ đầu chứ không đợi khai trương mới lo. Bài này đi qua hai kiểu chia ca phổ biến, cách đếm số người tối thiểu, và một bảng giả định để bạn tự điền theo mặt bằng của mình.

Hai cách chia ca phổ biến cho tiệm mở 24 giờ

Kiểu thứ nhất là 3 ca 8 tiếng: ca sáng từ 6 giờ đến 14 giờ, ca chiều từ 14 giờ đến 22 giờ, ca đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau. Mốc giờ có thể dịch sớm hay muộn một tiếng tuỳ khu, nhưng nguyên tắc là mỗi ca vừa khung giờ làm bình thường. Kiểu này cần nhiều người hơn, đổi lại mỗi người đến ca còn tỉnh, tay còn nhanh, và chủ tiệm ít phải trả tiền làm thêm.

Kiểu thứ hai là 2 ca 12 tiếng: ca ngày từ 7 giờ đến 19 giờ, ca đêm từ 19 giờ đến 7 giờ. Ít người hơn, ít lần giao ca hơn nên ít chỗ hở để sai sót khi bàn giao. Nhưng 12 tiếng đứng quầy là dài; về cuối ca, nhất là ca đêm, tốc độ ra bánh chậm hẳn và lỗi định lượng tăng. Theo khung chung của Bộ luật Lao động, giờ làm bình thường không quá 8 giờ một ngày và 48 giờ một tuần, phần vượt là làm thêm giờ, có trần theo tháng và năm, phải trả lương cao hơn. Làm vào ban đêm cũng được trả thêm. Con số cụ thể bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi người làm nhân sự, vì quy định có thể được điều chỉnh.

Bảng trên là ước lượng theo cách đếm ở mục dưới, không phải định mức của hãng. Mỗi mặt bằng có lượng khách khác nhau nên con số cuối cùng phải dựa vào doanh số theo giờ thực tế của tiệm bạn.

Đếm số người tối thiểu: phép tính 168 giờ

Cách đếm đơn giản nhất là bắt đầu từ số giờ cần có người đứng. Một tuần có 168 giờ. Nếu suốt 168 giờ đó quầy luôn cần ít nhất 1 người, và mỗi người làm khoảng 48 giờ một tuần (6 ngày, mỗi ngày 8 tiếng), thì 168 chia 48 ra 3,5. Làm tròn lên là 4 người chỉ để giữ quầy không trống. Cộng thêm một người dự phòng cho ốm, nghỉ phép, người mới nghỉ việc chưa kịp tuyển, bạn có con số 5 cho một kiosk. Đó là mức sàn để tiệm không phải đóng cửa lúc 3 giờ sáng vì không ai đến ca.

Với Tiệm có chỗ ngồi, giờ cao điểm cần 2–3 người: một người nhận đơn và thu tiền, một người làm bánh, một người lo nước, dọn bàn hoặc đóng gói đơn giao. Giờ vắng có thể rút về 1–2 người. Giả định tiệm cần trung bình 2 người trong 16 giờ ngày và 1 người trong 8 giờ đêm, tổng giờ cần người mỗi tuần là (2 × 16 + 1 × 8) × 7 = 280 giờ. Chia 48 giờ một người được khoảng 5,8, làm tròn 6, cộng dự phòng 1–2 thành 7–8 người. Nếu tiệm đông vào trưa và tối thì nâng lên 3 người ở hai khung đó, con số có thể lên 9–10.

1. Ghi số người cần theo từng khung giờ trong một ngày điển hình: 6–10 giờ, 10–14 giờ, 14–18 giờ, 18–22 giờ, 22–2 giờ, 2–6 giờ.
2. Nhân với số giờ của khung rồi cộng lại, được tổng giờ công một ngày.
3. Nhân 7 ra tổng giờ công một tuần.
4. Chia cho số giờ một người làm mỗi tuần (thường 48), làm tròn lên.
5. Cộng dự phòng khoảng 15–20%, tối thiểu 1 người.

Bảng giả định để tự điền cho tiệm của bạn

Bảng dưới là một ví dụ GIẢ ĐỊNH cho một Tiệm Xanh 30 m² ở khu văn phòng, khách đông sáng và trưa, tối vừa, đêm thưa. Số khách theo giờ là con số tự đặt để minh hoạ cách tính, không phải số liệu của bất kỳ tiệm thật nào.

48 giờ công mỗi ngày nhân 7 là 336 giờ mỗi tuần, chia 48 ra 7 người, cộng dự phòng thành 8. Khi xếp vào 3 ca 8 tiếng, ca sáng có 3 người, ca chiều 2 người cộng một người làm ca gãy 10–14 giờ nếu được, ca đêm 1 người. Bạn sẽ thấy ngay chỗ khó: ca sáng và trưa cần 3 người nhưng ca 14–18 chỉ cần 2. Cách xử lý thường là cho một người làm ca lệch 8 giờ đến 16 giờ để phủ cả hai khung đông. Đây chính là lý do mình không khuyên áp cứng 3 ca đều nhau; ca lệch giúp tiết kiệm giờ công mà không để quầy thiếu tay lúc đông.

Ca đêm: ít khách nhưng không được ít chuẩn bị

Ca đêm ở tiệm 24h thường vắng hơn, nhưng đó là ca một mình. Người đứng ca đêm phải tự làm bánh, tự thu tiền, tự xử lý khi máy POS treo hay khi có đơn giao lúc 2 giờ sáng. Vì vậy người ca đêm nên là người đã làm ca ngày ít nhất vài tuần, thuộc quy trình và bình tĩnh khi một mình. Đừng xếp người mới vào ca đêm chỉ vì "đêm vắng, dễ".

Ca đêm cũng là lúc làm các việc không làm được khi đông khách: vệ sinh sâu khu quầy, kiểm tủ sốt, đếm tồn bánh, chuẩn bị rau và đồ chua cho ca sáng. Ở các tiệm Bánh Mì XANH khu trung tâm như Đề Thám, khách đêm phần nhiều là khách quốc tế và người làm ca khuya, nên người ca đêm còn cần vài câu tiếng Anh cơ bản. Chuyện an toàn ca đêm, tuyển người ca đêm có bài riêng: tuyển nhân viên ca đêm cho tiệm 24h.

Giao ca: chỗ hở hay gây lỗi nhất

Mỗi lần đổi ca là một lần tiệm dễ sai: tiền két lệch, sốt sắp hết mà không ai báo, đơn giao đặt trước bị quên. Chia 3 ca nghĩa là 3 lần giao ca mỗi ngày, nên phải có quy trình giao ca ngắn mà chặt. Mình gợi ý giao ca trùng 15 phút: người ca sau đến sớm, cùng người ca trước đếm két, kiểm tủ sốt, xem đơn đang chờ, rồi mới ký nhận. 15 phút trùng ca này phải tính vào giờ công, đừng bắt nhân viên làm không công.

• Tiền két và tổng thanh toán QR trong ca khớp với báo cáo bán hàng.
• Số bánh còn, lượng sốt còn trong tủ lạnh, rau và đồ chua đủ cho bao lâu.
• Đơn giao đã nhận nhưng chưa đi, đơn hẹn giờ.
• Sự cố trong ca: máy hỏng, khách phàn nàn, thiếu hàng.

Nếu dùng phần mềm am-thuc.com đi kèm gói, phần doanh số và thanh toán từng ca đối chiếu trên báo cáo, giảm được việc đếm tay. Các mục còn lại vẫn cần một sổ tay giao ca, giấy hay điện tử đều được.

Gói nhượng quyền và chuyện đào tạo người cho từng ca

Số người hãng đào tạo khác nhau theo gói. Gói Khởi nghiệp (Kiosk Xanh, 180 triệu) có đào tạo 1–2 nhân sự trong 3 ngày; gói Tiêu chuẩn (Tiệm Xanh, 380 triệu) đào tạo 3–5 nhân sự trọn ca và cả quản lý, có người của hệ thống cắm chốt 5 ngày đầu. Đối chiếu với phép tính ở trên: kiosk cần 4–5 người nhưng hãng đào tạo 1–2 người, nghĩa là chủ tiệm hoặc người được đào tạo phải tự kèm những người còn lại. Đây không phải điểm yếu của gói mà là thực tế mọi tiệm: người được đào tạo đầu tiên trở thành người dạy cho người sau.

Vì vậy khi chọn 1–2 người đi học, hãy chọn người sẽ ở lâu và có khả năng chỉ lại, thường là chủ tiệm và một trưởng ca. Tiệm Xanh có lợi thế lớn hơn ở điểm này vì 3–5 người được học trọn ca, đủ để mỗi ca có ít nhất một người chuẩn ngay từ ngày khai trương. Chi tiết nội dung đào tạo có ở chuyên mục đào tạo và nhân sự, còn so hai gói theo vốn bạn xem bài vợ chồng cùng đứng tiệm: Kiosk hay Tiệm Xanh.

Những lỗi xếp ca hay gặp ở tiệm mới

Lỗi đầu tiên là xếp ca theo người thay vì theo khách. Chủ tiệm có 5 người, chia đều 5 người vào các ca mà không nhìn khung giờ nào đông, kết quả là sáng thiếu tay, chiều thừa người đứng chơi. Lỗi thứ hai là để một người làm ca đêm liên tục nhiều tuần. Làm đêm kéo dài ảnh hưởng sức khoẻ và người ta nghỉ việc đột ngột; nên xoay ca đêm theo tuần hoặc theo hai tuần, và hỏi ý nhân viên vì có người thích làm đêm cố định.

Lỗi thứ ba là không có người dự phòng. Tiệm 24h không có ngày đóng cửa để "bù", nên chỉ cần một người ốm là ai đó phải làm hai ca liền, 16 tiếng. Lặp lại vài lần là mất thêm một người. Lỗi thứ tư là không ghi lại doanh số theo giờ để điều chỉnh. Sau một tháng chạy, bạn sẽ biết khung nào đông thật, khung nào vắng thật; lịch ca phải được sửa theo số đó, cách đọc số có trong bài doanh số theo khung giờ để xếp người.

Câu hỏi thường gặp