Trả lời ngắn: Ở tiệm mở 24 giờ, một người nghỉ đột xuất không chỉ làm quầy chậm mà có thể để trống cả một ca, vì không có giờ đóng cửa nào để "bù sau". Cách lo trước gồm bốn việc: luôn có ít nhất một người dự phòng biết việc, viết sổ tay ca để người mới đứng được, đào tạo chéo để ai cũng làm được hai vị trí, và chủ tiệm chấp nhận mình là phương án cuối cùng. Rủi ro này có thật với mọi mô hình, kể cả khi bạn mua gói nhượng quyền có đào tạo.
Khi nói về rủi ro nhượng quyền, người ta hay nghĩ đến mặt bằng, doanh thu, hợp đồng. Nhân sự ít được nhắc, có lẽ vì nghe nó quá đời thường. Nhưng hỏi bất kỳ ai từng đứng tiệm ăn mở xuyên đêm, chuyện làm họ mất ngủ nhiều nhất thường là cuộc gọi lúc 21 giờ: "Mai em xin nghỉ". Bánh Mì XANH có 5 tiệm đều mở 24/24 mỗi ngày, kể cả chủ nhật và lễ Tết; nếu tiệm của bạn cũng chạy theo nhịp đó, bài này giúp bạn nhìn rủi ro nhân sự cho đủ trước khi ký.
Vì sao tiệm 24h nhạy cảm hơn quán bán ban ngày
Quán bán từ 6 giờ đến 14 giờ có một lợi thế ít ai để ý: khi thiếu người, chủ có thể mở muộn, đóng sớm, hoặc tự đứng vài tiếng rồi về nghỉ. Tiệm 24 giờ không có khe hở đó. Một người nghỉ ca đêm nghĩa là ai đó phải thức trắng, hoặc tiệm đóng cửa giữa chừng, điều mà khách quen của tiệm 24 giờ rất nhớ.
Thứ hai, ca đêm khó tuyển hơn và cũng dễ bỏ hơn. Người làm đêm thường có lý do riêng: sinh viên cần lịch ban ngày, người làm thêm sau công việc chính. Khi lịch của họ thay đổi, họ nghỉ, và thường nghỉ khá đột ngột. Thứ ba, tiệm mở xuyên lễ Tết, đúng lúc nhiều người muốn về quê nhất. Dịp này cần một kế hoạch người riêng, chốt từ sớm.
Bảng rủi ro thường gặp và cách lo trước
Bảng dưới gom các tình huống mình thấy hay xảy ra nhất ở tiệm nhỏ mở cả ngày đêm, kèm cách chuẩn bị. Không có tình huống nào là hiếm, nên mỗi dòng nên có người phụ trách cụ thể trong kế hoạch của bạn.
| Tình huống | Hậu quả nếu không chuẩn bị | Việc lo trước |
|---|---|---|
| Nhân viên báo nghỉ trước ca vài giờ | Trống ca, người ca trước phải làm nối | Danh sách 1–2 người dự phòng, đã thoả thuận trước phụ cấp gọi đột xuất |
| Nhân viên nghỉ việc không báo trước | Thiếu người nhiều tuần | Luôn tuyển dư một người, giữ hồ sơ ứng viên cũ |
| Người duy nhất biết pha chế hoặc chốt sổ nghỉ | Không ai làm được việc đó | Đào tạo chéo: mỗi việc ít nhất hai người làm được |
| Cả nhóm ca đêm cùng nghỉ dịp lễ | Phải đóng ca đêm | Chốt lịch lễ trước một tháng, có thưởng giữ ca |
| Quản lý nghỉ | Không ai xử lý sự cố, sổ sách lệch | Chủ tiệm hoặc người thứ hai được uỷ quyền rõ |
| Nhân viên mới chưa quen định lượng | Bánh lệch vị, hao sốt | Sổ tay định lượng, kèm cặp vài ca đầu |
Người dự phòng: không phải "ai rảnh thì gọi"
Người dự phòng tốt là người đã đứng tiệm ít nhất vài ca, biết định lượng, biết mở máy bán hàng, biết khách hỏi gì thì trả lời ra sao. Họ không cần làm toàn thời gian; có thể là nhân viên cũ đã chuyển việc nhưng còn giữ liên lạc, sinh viên muốn kiếm thêm vài ca mỗi tháng, hoặc người nhà chủ tiệm đã được dạy bài bản. Điều quan trọng là thoả thuận trước: gọi đột xuất thì trả thế nào, báo trước tối thiểu bao lâu, ca nào họ không nhận được.
Nhiều chủ tiệm ngại trả tiền để "giữ chỗ" cho người dự phòng. Nhưng thử so với chi phí của một ca đêm phải đóng cửa, hay của một nhân viên làm nối 16 tiếng rồi nghỉ luôn vì kiệt sức, phụ cấp giữ người dự phòng thường rẻ hơn nhiều. Cách lập bảng chi phí nhân sự theo giả định có trong bài chi phí nhân sự tiệm mở 24h.
Sổ tay ca: để người mới đứng được ngay
Sổ tay ca là tài liệu ngắn mô tả đúng những gì một ca phải làm: mở ca kiểm gì, định lượng từng món, cách nướng lại bánh, quy tắc thuần chay (không nhận đồ ăn mặn vào tiệm, dụng cụ không dùng chung), cách gọi xác nhận đơn giao, cách chốt tiền cuối ca. Khi có sổ tay, người dự phòng hay nhân viên mới không phải hỏi từng việc, và chất lượng ít lệch khi đổi người.
Với tiệm nhượng quyền, phần công thức và định lượng thuộc về chuẩn của hệ thống, bạn được hướng dẫn trong quá trình đào tạo. Phần việc của chủ tiệm là chuyển chuẩn đó thành thói quen của ca: dán ở chỗ dễ thấy, ôn lại khi có người mới. Mẫu sổ tay mở ca và giao ca, bạn có thể tham khảo bài sổ tay ca làm.
Đào tạo chéo: mỗi việc ít nhất hai người làm được
Trong tiệm nhỏ, mỗi người hay "giữ" một việc: người A pha cà phê giỏi, người B chốt sổ chuẩn, người C nhớ hết khách quen. Đó là điểm mạnh khi đủ người, nhưng là điểm yếu khi một người nghỉ. Đào tạo chéo nghĩa là mỗi tuần dành một ít thời gian ở giờ vắng để người này làm thử việc của người kia, có người giỏi hơn đứng cạnh.
Cách làm đơn giản mình hay gợi ý:
- Liệt kê mọi việc trong tiệm, từ kẹp bánh đến chốt sổ, nhập sốt, vệ sinh cuối ca.
- Ghi tên người đang làm được từng việc. Việc nào chỉ có một tên là việc rủi ro.
- Mỗi tuần chọn một việc rủi ro, cho người thứ hai làm thử trong 2–3 ca vắng khách.
- Sau một tháng, đếm lại: mục tiêu là không còn việc nào chỉ một người biết.
Chủ tiệm: phương án cuối cùng phải là chính mình
Đây là câu khó nghe nhưng cần nói thẳng: nếu bạn mở tiệm 24 giờ mà không sẵn sàng tự vào ca khi cần, rủi ro nhân sự sẽ không có điểm dừng. Không phải ngày nào chủ cũng đứng quầy, nhưng chủ phải biết làm mọi việc trong tiệm và chấp nhận có đêm phải thay người. Nhà đầu tư không đứng tiệm vẫn làm được, nhưng khi đó cần một quản lý thuê đủ tin cậy và được uỷ quyền rõ; bài nhà đầu tư không đứng tiệm bàn kỹ mô hình này.
Gói nhượng quyền giúp được gì, và không giúp được gì
Gói nhượng quyền Bánh Mì XANH có phần đào tạo khác nhau theo cỡ. Gói Khởi nghiệp (Kiosk Xanh, 180 triệu) đào tạo 1–2 nhân sự trong 3 ngày. Gói Tiêu chuẩn (Tiệm Xanh, 380 triệu) đào tạo 3–5 nhân sự trọn ca và quản lý, có người của hệ thống cắm chốt 5 ngày đầu. Gói Cao cấp (Flagship Xanh, 680 triệu) gồm toàn bộ gói Tiệm, thêm tích hợp Cà Phê XANH. Ngoài ra Tiệm Xanh có kiểm chất lượng, chuẩn pha chế mỗi quý.
Những thứ đó giúp bạn có công thức chuẩn, nhân viên được dạy đúng từ đầu, và có người đối chiếu chất lượng. Nhưng đào tạo ban đầu không giữ người ở lại thay bạn. Tuyển, trả lương, xếp ca, giữ chân nhân viên vẫn là việc của chủ tiệm. Khi tư vấn, câu nên hỏi là: nếu sau vài tháng nhân viên đã đào tạo nghỉ hết, hệ thống có hỗ trợ đào tạo lại không, theo điều kiện gì. Đừng đoán, hãy hỏi và ghi lại câu trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm 24h cần ít nhất bao nhiêu người?
Tuỳ mặt bằng và lượng khách, nên không có con số chung. Cách tính là đếm số ca, số người tối thiểu mỗi ca, cộng thêm người nghỉ luân phiên và ít nhất một người dự phòng. Lập bảng giả định trước khi ký sẽ rõ hơn mọi con số ước chừng.
Nhân viên nghỉ đột xuất thì xử lý thế nào ngay trong đêm?
Gọi người dự phòng đã thoả thuận trước; nếu không ai nhận, quản lý hoặc chủ tiệm vào ca. Đừng để một người làm nối hai ca liên tục thành thói quen, vì đó là cách mất luôn người thứ hai.
Bánh Mì XANH đào tạo nhân sự cho tiệm nhượng quyền thế nào?
Gói Kiosk đào tạo 1–2 nhân sự trong 3 ngày; gói Tiệm đào tạo 3–5 nhân sự trọn ca và quản lý, kèm người của hệ thống cắm chốt 5 ngày đầu. Đào tạo lại khi nhân viên nghỉ cần hỏi điều kiện cụ thể với hãng.
Có nên trả thêm cho người dự phòng dù không gọi?
Nhiều tiệm trả một khoản giữ chỗ nhỏ hoặc trả cao hơn cho ca gọi đột xuất. Cách nào cũng được, miễn thoả thuận rõ từ đầu. So với chi phí phải đóng một ca đêm, khoản này thường đáng.
Đào tạo chéo có làm nhân viên thấy bị quá tải không?
Nếu làm vào giờ vắng khách, mỗi tuần một việc, thì thường không. Nhiều nhân viên còn thích vì học thêm được việc. Điều cần tránh là bắt học việc mới đúng giờ cao điểm.
Hỏi kỹ phần nhân sự trước khi chọn gói
Rủi ro nhân sự không biến mất khi mua nhượng quyền, nhưng một hệ thống có đào tạo trọn ca, có người cắm chốt những ngày đầu và có sổ tay chuẩn sẽ giúp bạn đỡ đi nhiều. Hãy mang bảng rủi ro ở trên đến buổi tư vấn, hỏi hãng từng dòng, và chọn gói theo số người bạn thật sự giữ được. Đọc thêm trong mục so sánh và rủi ro.
Đăng ký tư vấn nhượng quyền · Hotline nhượng quyền 0918 83 22 83