Đào tạo quản lý Tiệm Xanh: người đứng ca cần nắm những việc gì

Trả lời ngắn: Ở gói Tiệm Xanh, Bánh Mì XANH đào tạo 3–5 nhân sự trọn ca và người quản lý, có người của hệ thống cắm chốt 5 ngày đầu, và kiểm chất lượng, chuẩn pha chế mỗi quý. Người quản lý không phải người làm bánh giỏi nhất, mà là người giữ cho tiệm chạy đúng chuẩn khi chủ không có mặt: giao ca rõ ràng, nắm tồn sốt và bánh, đọc báo cáo, xử lý sự cố, và chuẩn bị cho những lần kiểm định kỳ.

Ở một kiosk nhỏ, chủ kiosk thường kiêm luôn vai quản lý. Lên tới Tiệm Xanh 20–50 m², có chỗ ngồi, mở 24 giờ, ba ca nối nhau, thì một người không thể có mặt mọi lúc. Đó là lý do gói Tiệm đưa vai quản lý vào chương trình đào tạo. Bài này không chép lại giáo trình của hãng, vì nội dung chi tiết do hãng giữ và cập nhật. Thay vào đó, mình đi qua những việc mà người quản lý một tiệm bánh mì 24 giờ thực sự phải làm mỗi ngày, để chủ tiệm biết nên chọn ai đi học và kỳ vọng gì sau khoá học.

Quản lý tiệm 24 giờ khác người đứng quầy ở đâu

Người đứng quầy giỏi là người làm ổ bánh nhanh, đúng định lượng, nói chuyện với khách dễ chịu. Người quản lý giỏi là người nhìn thấy những thứ chưa xảy ra: sốt sắp hết trước giờ cao điểm, ca đêm thiếu một người vì có bạn xin nghỉ, máy in hoá đơn kêu lạ từ sáng. Một bên giỏi tay, một bên giỏi mắt. Nhiều chủ tiệm chọn người đứng quầy lâu năm nhất làm quản lý, và điều đó có thể đúng, nhưng chỉ khi người đó chịu chuyển từ tự làm sang nhìn và sắp xếp.

Ở tiệm mở 24/24, kể cả chủ nhật và lễ Tết, vai quản lý còn khó hơn vì tiệm không có lúc nghỉ để "dọn lại từ đầu". Mọi việc vệ sinh sâu, nhập hàng, kiểm kê đều phải chen vào giữa lúc vẫn đang bán. Quản lý phải biết khung giờ nào vắng nhất để dồn những việc đó vào, và phải đảm bảo người ca sau nhận lại một quầy sạch, đủ hàng, sổ sách khớp.

Năm nhóm việc người quản lý phải nắm

Gói Tiệm Xanh đào tạo nhân sự trọn ca và quản lý; những nhóm việc dưới đây là khung để chủ tiệm tự kiểm xem sau đào tạo và 5 ngày cắm chốt, người quản lý của mình đã làm vững chưa.

Giao ca: mười phút quyết định cả ca sau

Ở tiệm 24 giờ, giao ca là lúc lỗi hay "rơi" nhất. Ca trước mệt, muốn về; ca sau vừa tới, chưa nắm tình hình. Nếu không có quy trình, những câu như "hộp sốt kia mở lúc nào", "đơn giao đặt trước 6 giờ sáng ai nhận", "máy in hôm nay bị gì" sẽ bị quên. Người quản lý phải biến giao ca thành một danh sách cố định, ngắn, làm cùng một thứ tự mỗi lần.

1. Tiền: đếm tiền mặt trong két, đối chiếu với báo cáo ca trên phần mềm, ghi chênh lệch nếu có.
2. Thanh toán QR: xem số giao dịch chuyển khoản trong ca có khớp với hoá đơn không.
3. Tồn: số hộp sốt đang mở, hộp chưa mở, lượng bánh, rau, đồ chua còn lại.
4. Nhiệt độ tủ: đọc nhiệt kế, ghi vào sổ.
5. Đơn chờ: đơn giao hàng hoặc đơn đặt trước đang chờ làm.
6. Sự cố: thiết bị trục trặc, khách phản ánh, việc còn dở.

Mười phút giao ca nghe thì tốn, nhưng đó là mười phút rẻ nhất trong ngày. Quản lý nên trực tiếp có mặt ở ít nhất một lần giao ca mỗi ngày, xoay vòng giữa các ca, để biết ca nào làm chuẩn và ca nào đang làm tắt. Mẫu sổ chi tiết có trong bài sổ tay ca làm: mở ca, giao ca, đóng sổ.

Tồn sốt: nắm số chứ không nắm cảm giác

Sốt độc quyền của Bánh Mì XANH được giữ lạnh và giao định kỳ từ bếp tổng. Với tiệm, điều đó có nghĩa là không thể tự pha thêm khi thiếu, và cũng không nên nhập dư quá nhiều vì sốt có hạn dùng. Người quản lý phải biết, gần như mỗi ngày, tiệm dùng bao nhiêu sốt và còn đủ dùng đến lần giao tới không.

Cách làm thực tế là kết hợp hai nguồn: số bán theo món trên phần mềm (mỗi món dùng sốt nào, khoảng bao nhiêu theo định lượng chuẩn) và số đếm thật trong tủ ở mỗi lần giao ca. Khi hai con số lệch nhau nhiều, có ba khả năng: định lượng ở quầy đang bị làm dư, có hộp bị bỏ mà không ghi, hoặc báo cáo bán chưa nhập đủ. Người quản lý giỏi là người thấy lệch và đi tìm nguyên nhân, không chỉ ghi "đã kiểm". Phần bảo quản chi tiết nằm trong bài bảo quản sốt giữ lạnh tại tiệm.

Báo cáo: đọc mỗi ngày, không đợi cuối tháng

Gói Tiệm Xanh đi kèm phần mềm am-thuc.com, có POS và báo cáo. Người quản lý không cần biết phân tích phức tạp, chỉ cần đọc đều một vài con số mỗi ngày: tổng doanh thu, số hoá đơn, doanh thu theo khung giờ, món bán chạy và món đứng yên. So với cùng thứ tuần trước là đủ để thấy xu hướng.

Báo cáo có ích nhất khi nó dẫn đến hành động. Nếu doanh thu khung 6–8 giờ sáng tăng đều qua ba tuần, đó là tín hiệu cần thêm người ở ca sáng. Nếu một món lâu nay bán ổn bỗng tụt, có thể có vấn đề ở cách làm món đó, hoặc nguyên liệu, hoặc chỉ là mùa. Quản lý ghi những quan sát đó vào một sổ riêng, cuối tuần trao đổi với chủ tiệm. Đọc báo cáo kỹ hơn thì xem chuyên mục phần mềm am-thuc.com.

Con người: xếp ca, kèm người mới, xử lý nghỉ đột xuất

Tiệm 24 giờ có một rủi ro cố hữu: người nghỉ việc, người xin nghỉ đột xuất, và ca đêm khó tuyển. Người quản lý phải có sẵn phương án trước khi chuyện xảy ra: ai có thể đổi ca, ai đã được đào tạo đủ để đứng một mình, chủ tiệm có sẵn sàng vào thay không. Một bảng ca công khai, lập trước ít nhất một tuần, giúp mọi người biết lịch và chủ động đổi cho nhau thay vì báo nghỉ phút chót.

Khi có người mới, quản lý là người kèm, hoặc phân công người kèm. Gói Tiệm Xanh có đào tạo ban đầu cho 3–5 nhân sự, nhưng người vào sau đó thì tiệm phải tự kèm theo chuẩn đã học. Nên hỏi rõ với hãng khi tư vấn: nhân sự mới sau khai trương được đào tạo lại theo cách nào. Ở phía tiệm, người quản lý nên có một danh sách việc người mới phải làm được trong tuần đầu, tuần thứ hai, và chỉ cho đứng ca một mình khi đã qua đủ danh sách đó.

Năm ngày cắm chốt và kiểm chất lượng mỗi quý

Gói Tiệm Xanh có người của hệ thống cắm chốt 5 ngày đầu sau khai trương. Đây là thời gian quý nhất để người quản lý học, vì mọi tình huống thật lần đầu xảy ra: giờ cao điểm đầu tiên, ca đêm đầu tiên, lần nhập sốt đầu tiên. Lời khuyên là người quản lý nên có mặt gần như trọn 5 ngày đó, kể cả xen kẽ ca đêm, và ghi lại mọi câu hỏi phát sinh để hỏi ngay khi người của hệ thống còn ở tiệm.

Sau đó, hệ thống kiểm chất lượng, chuẩn pha chế mỗi quý. Người quản lý nên coi đó là dịp để tiệm được nhìn bằng con mắt bên ngoài, không phải kỳ thi phải đối phó. Chuẩn bị tốt nhất là làm đúng mỗi ngày: sổ nhiệt độ ghi đủ, tủ sạch, định lượng đúng, cách phục vụ đúng. Những lỗi bị nhắc trong lần kiểm thì ghi lại và sửa dứt điểm trước lần kiểm sau. Việc làm đúng chuẩn đều đặn cũng liên quan đến quyền ưu tiên gia hạn hợp đồng khi hết 3 năm.

Chọn ai đi học vai quản lý

Chủ tiệm nên chọn người quản lý trước khi ký hợp đồng, không phải sau. Người đó nên có mặt từ buổi khảo sát mặt bằng, đi cùng suốt quá trình setup 10–14 ngày của Tiệm Xanh, học cùng nhân sự, rồi trực trọn 5 ngày cắm chốt. Một vài tiêu chí đơn giản: có trách nhiệm với tiền và sổ sách, bình tĩnh khi đông khách, chịu được giờ giấc thất thường của tiệm 24 giờ, và quan trọng nhất là chủ tiệm tin được. Kinh nghiệm làm bánh mì không bắt buộc, vì phần công thức đã có đào tạo.

Câu hỏi thường gặp