Trả lời ngắn: Khi vắng mặt, chủ tiệm nên xem từ xa ba nhóm số mỗi ngày: doanh số và số đơn theo ca, cơ cấu thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản QR), và các món bán chạy, bán chậm. Phần mềm am-thuc.com đi kèm gói nhượng quyền Bánh Mì XANH có POS và báo cáo ở bản cơ bản, thêm CRM và quản lý nhiều cửa hàng ở bản đầy đủ. Nhưng phần mềm không thay được việc ghé tiệm kiểm vị bánh, vệ sinh và thái độ phục vụ; nên đặt lịch ghé định kỳ dù số đẹp.
Nhiều người mua nhượng quyền vẫn đang có việc khác: đi làm văn phòng, có một cửa hàng khác, hoặc đơn giản là không thể đứng quầy 24 giờ. Tiệm mở 24/24 lại càng không thể có chủ ở đó mọi lúc. Câu hỏi thật sự không phải là "có quản lý từ xa được không" mà là "từ xa thì nhìn được gì, không nhìn được gì, và bao lâu phải đến tận nơi một lần". Bài này trả lời đúng ba điều đó, dựa trên những gì phần mềm đi kèm gói nhượng quyền cung cấp và những gì kinh nghiệm vận hành tiệm ăn cho thấy.
Phần mềm đi kèm gói gồm những gì
Theo công bố của Bánh Mì XANH, gói Khởi nghiệp (Kiosk Xanh) và gói Tiêu chuẩn (Tiệm Xanh) dùng phần mềm am-thuc.com bản cơ bản, gồm POS để bán hàng và phần báo cáo. Gói Cao cấp (Flagship Xanh) dùng bản đầy đủ, có thêm CRM để quản lý khách hàng và chức năng quản lý nhiều cửa hàng. Phần mềm nằm trong giá gói, cùng với chuyển giao thương hiệu, công thức, đào tạo và setup ban đầu.
| Gói | Phí | Bản am-thuc.com | Nhìn được gì từ xa |
|---|---|---|---|
| Khởi nghiệp – Kiosk Xanh | 180 triệu | cơ bản (POS, báo cáo) | doanh số, đơn, món, thanh toán |
| Tiêu chuẩn – Tiệm Xanh | 380 triệu | cơ bản (POS, báo cáo) | như trên |
| Cao cấp – Flagship Xanh | 680 triệu | đầy đủ (CRM, nhiều cửa hàng) | như trên, thêm dữ liệu khách và so nhiều tiệm |
Báo cáo hiển thị cụ thể ra sao, có xuất theo ca hay theo giờ được không, xem trên điện thoại hay máy tính, là những câu bạn nên hỏi thẳng và nhờ đội tư vấn mở cho xem trong buổi tư vấn. Mình không liệt kê tính năng chi tiết ở đây vì phần mềm được cập nhật theo thời gian; điều quan trọng là bạn biết mình cần nhìn số nào, rồi hỏi phần mềm có cho nhìn số đó không.
Mỗi ngày nên xem ba nhóm số
Nhóm thứ nhất: doanh số và số đơn theo ca. Tổng doanh số ngày chỉ cho biết "hôm nay được hay không", còn tách theo ca mới cho biết ca nào có vấn đề. Nếu ca đêm thứ Ba nào cũng thấp hơn hẳn các đêm khác mà không có lý do rõ, đó là chỗ cần hỏi. Số đơn quan trọng ngang doanh số: doanh số bằng nhau nhưng số đơn giảm và giá trị mỗi đơn tăng là chuyện khác hẳn với số đơn tăng mà giá trị mỗi đơn giảm.
Nhóm thứ hai: cơ cấu thanh toán. Tiệm Bánh Mì XANH nhận chuyển khoản qua mã QR (VietQR) bên cạnh tiền mặt. Tỷ lệ tiền mặt so với QR ở một tiệm thường khá ổn định theo tuần. Nếu một ca bỗng có tỷ lệ tiền mặt cao bất thường, hoặc tổng QR trên báo cáo không khớp với tiền vào tài khoản, đó là dấu hiệu cần kiểm. Không nhất thiết là gian lận; có khi chỉ là nhân viên bấm nhầm hình thức thanh toán. Cách đối chiếu cuối ngày có bài riêng: thanh toán QR khớp số cuối ngày.
Nhóm thứ ba: món bán chạy, bán chậm. Thực đơn chuẩn có các món như Bánh Mì Thập Cẩm 59.000đ, Bánh Mì Chả Lát Chay 53.000đ, Bánh Mì Đậu Hũ Cay 56.000đ, Bánh Mì Bơ Đường 28.000đ, Bánh Mì Thượng Hạng – Premium 75.000đ. Cơ cấu món giúp bạn dự trù nguyên liệu, và khi một món bỗng tụt mạnh, thường có lý do ở quầy: hết nguyên liệu mà không báo, nhân viên không giới thiệu, hoặc chất lượng món đó đang lệch.
Thói quen 10 phút mỗi sáng của chủ tiệm vắng mặt
- Phút 1–3: xem doanh số và số đơn hôm qua, tách theo ca, so với cùng thứ tuần trước.
- Phút 3–5: đối chiếu tổng QR trên báo cáo với tiền vào tài khoản; ghi chênh lệch nếu có.
- Phút 5–7: lướt danh sách món, để ý món nào tụt hoặc tăng bất thường.
- Phút 7–9: đọc sổ giao ca hoặc tin nhắn của trưởng ca: sự cố, thiếu hàng, khách phàn nàn.
- Phút 9–10: nhắn lại một câu cho trưởng ca, kể cả khi mọi thứ ổn. Nhân viên biết chủ có xem thì giữ nếp tốt hơn.
Mười phút này đủ để không có chuyện gì trôi qua quá một ngày mà chủ không biết. Đừng biến nó thành 1 tiếng xem từng hoá đơn; xem chi tiết chỉ khi số tổng có dấu hiệu lạ. Cuối tuần dành thêm 20–30 phút nhìn cả tuần theo khung giờ để chỉnh lịch ca, như cách nói trong bài doanh số theo khung giờ để xếp người.
Những việc phần mềm không thay được
Phần mềm ghi lại cái đã bán, không ghi lại cái đã làm. Nó không biết ổ bánh mì vừa trao tay khách có đủ giòn không, sốt có đúng định lượng không, rau có tươi không. Nó không biết quầy có sạch không, nhân viên có chào khách không, khách Tây hỏi món có ai trả lời được không. Đó lại chính là những thứ quyết định khách có quay lại hay không.
Vì vậy quản lý từ xa chỉ có nghĩa khi đi kèm lịch ghé tiệm. Mình gợi ý tối thiểu mỗi tuần ghé một lần vào giờ không báo trước, xen kẽ giờ cao điểm và giờ vắng, thỉnh thoảng ghé ca đêm. Khi ghé, đừng chỉ đứng sau quầy; hãy mua một ổ như khách, ăn thử, nhìn quầy từ phía khách đứng. Gói Tiệm Xanh còn có kiểm chất lượng, chuẩn pha chế mỗi quý từ hãng; đó là thêm một lớp kiểm, không thay được lần ghé của chính bạn.
- Vị bánh: ăn thử một ổ, so với ổ bạn ăn ở tiệm chuẩn của hãng.
- Định lượng sốt và nhân: nhìn nhân viên làm vài ổ liền nhau.
- Vệ sinh: khu quầy, tủ lạnh, nơi để rau, thùng rác.
- Tồn hàng: sốt còn bao nhiêu, ngày nhập gần nhất.
- Con người: ai đang mệt, ai đang muốn nghỉ, ai đáng được giao thêm việc.
Người quản lý tại chỗ: mắt xích quan trọng nhất
Chủ vắng mặt thì phải có một người tại chỗ chịu trách nhiệm, thường gọi là quản lý tiệm hoặc trưởng ca chính. Người này nhận việc đặt sốt, xếp ca, xử lý khách phàn nàn và báo cáo cho chủ. Gói Tiệm Xanh có đào tạo quản lý, đó là một trong những lý do gói này hợp với chủ không đứng quầy hơn gói Kiosk. Với Kiosk, chủ thường phải tự đứng hoặc chọn một người đã được hãng đào tạo làm người chịu trách nhiệm.
Hãy trả cho người quản lý tại chỗ mức lương phản ánh trách nhiệm, và giao quyền rõ: được quyết đổi ca trong phạm vi nào, được chi tiền vặt bao nhiêu, phải gọi chủ khi nào. Quyền không rõ thì người ta hoặc gọi chủ cho mọi chuyện, hoặc không gọi cho chuyện nào. Bài đào tạo quản lý Tiệm Xanh nói kỹ hơn về vai trò này.
Khi có hai tiệm trở lên
Bản đầy đủ của am-thuc.com đi với gói Flagship Xanh có chức năng quản lý nhiều cửa hàng và CRM. Gói Flagship cũng có lộ trình mở cửa hàng thứ hai sau 12 tháng. Khi đã có hai tiệm, việc so số giữa các tiệm trở thành công cụ quản lý mạnh nhất: cùng thực đơn, cùng sốt bếp tổng, cùng quy trình, mà một tiệm tỷ lệ món Premium cao hơn hẳn, thì có thể nhân viên tiệm đó giới thiệu món tốt hơn, nên học hỏi lẫn nhau.
Tuy vậy, có thêm tiệm cũng nghĩa là thời gian ghé mỗi tiệm giảm. Đừng để tiệm thứ hai làm tiệm thứ nhất bị bỏ quên. Chuyên mục phần mềm am-thuc.com có các bài đi sâu hơn về báo cáo và CRM.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tiệm có thể không bao giờ đứng quầy không?
Có thể, nếu có người quản lý tại chỗ đáng tin và chủ theo dõi số mỗi ngày, ghé tiệm định kỳ. Nhưng ít nhất trong giai đoạn đầu, chủ nên học công thức và đứng quầy vài ca để hiểu việc mình đang quản lý.
Phần mềm am-thuc.com có trong giá gói nhượng quyền không?
Có. Theo công bố của Bánh Mì XANH, giá gói đã gồm phần mềm: bản cơ bản (POS, báo cáo) với Kiosk Xanh và Tiệm Xanh, bản đầy đủ (CRM, nhiều cửa hàng) với Flagship Xanh.
Làm sao biết nhân viên không bán ngoài phần mềm?
Theo dõi tỷ lệ thanh toán tiền mặt so với QR, đối chiếu lượng nguyên liệu dùng với số món bán ra, và ghé tiệm không báo trước. Lệch kéo dài vài ngày mới là dấu hiệu đáng lo, một ngày lệch thường do bấm nhầm.
Có nên lắp camera để quản lý từ xa?
Camera giúp xem lại khi có sự cố và tăng an toàn ca đêm. Nên thông báo rõ cho nhân viên, đặt ở khu quầy và cửa, không đặt ở chỗ riêng tư, và tìm hiểu quy định về dữ liệu cá nhân hiện hành.
Bao lâu nên ghé tiệm một lần?
Tối thiểu mỗi tuần một lần, không báo trước, xen kẽ các khung giờ. Tháng đầu sau khai trương nên ghé dày hơn, vì đó là lúc nếp làm việc đang hình thành.
Muốn đứng ngoài quầy, hãy chọn gói có quản lý
Nếu bạn định vừa giữ việc chính vừa có một tiệm bánh mì chay mở 24h, hãy hỏi đội nhượng quyền Bánh Mì XANH về gói Tiệm Xanh có đào tạo quản lý, xem trực tiếp báo cáo của am-thuc.com, và tính trước lịch ghé tiệm của mình.
Đăng ký tư vấn nhượng quyền · Hotline nhượng quyền 0918 83 22 83 · Xem ba gói nhượng quyền