Phần mềm am-thuc.com bản cơ bản: POS và báo cáo cho Kiosk Xanh

Trả lời ngắn: Gói Kiosk Xanh của Bánh Mì XANH đi kèm phần mềm am-thuc.com bản cơ bản, gồm hai phần chính: bán hàng tại quầy (POS) và báo cáo. Phần mềm đã nằm trong giá gói 180 triệu. Ngày đầu, chủ tiệm chỉ cần nắm một vòng: mở ca, ghi từng đơn vào máy, thu tiền mặt hoặc chuyển khoản, đóng ca và đối chiếu báo cáo với tiền thật. Làm đều vòng đó mỗi ngày là bạn đã có số liệu để biết món nào bán chạy, giờ nào đông và tiền có thất thoát không. Bản đầy đủ có CRM và quản nhiều cửa hàng chỉ đi kèm gói Flagship Xanh.

Với nhiều người mở kiosk lần đầu, phần mềm là thứ cuối cùng họ nghĩ tới. Họ lo mặt bằng, lo vốn, lo nhân viên, còn bán hàng thì nghĩ một cuốn sổ và cái két là đủ. Sổ tay có thể chạy được vài tuần. Nhưng khi kiosk có hai ca, có khách chuyển khoản, có ngày đông ngày vắng, sổ tay bắt đầu sai, và cái sai đó không ai thấy cho tới cuối tháng. Phần mềm bán hàng không làm kiosk đông khách hơn, nhưng giúp bạn biết chính xác chuyện gì đang xảy ra trong kiosk của mình.

Bản cơ bản và bản đầy đủ khác nhau ở đâu

Bánh Mì XANH công bố hai mức phần mềm am-thuc.com cho ba gói nhượng quyền. Gói Kiosk và gói Tiệm dùng bản cơ bản; gói Flagship dùng bản đầy đủ. Danh sách tính năng chi tiết từng bản nên được xem trực tiếp khi tư vấn hoặc khi đào tạo, vì phần mềm có thể được cập nhật theo thời gian.

Với một kiosk 8–15 m², hai phần bán hàng và báo cáo là đủ cho nhu cầu hằng ngày. CRM và quản nhiều cửa hàng có giá trị khi bạn có nhiều điểm bán và muốn chăm khách quen có hệ thống; câu chuyện đó có ở bài am-thuc.com bản đầy đủ ở Flagship.

Ngày đầu: một vòng mở ca tới đóng ca

Màn hình cụ thể sẽ được hướng dẫn trong buổi đào tạo. Ở đây mình đi qua logic của một ngày làm việc với phần mềm bán hàng, để chủ tiệm biết mỗi bước để làm gì và cần kiểm điều gì.

1. Mở ca. Người đứng ca đăng nhập, ghi nhận số tiền lẻ đầu ca trong két. Bước này nghe thừa, nhưng không có nó thì cuối ca không đối chiếu được.
2. Ghi từng đơn. Mỗi ổ bánh bán ra đều phải vào máy, kể cả khách quen mua vội. Đơn không vào máy là đơn biến mất khỏi báo cáo.
3. Thu tiền đúng hình thức. Tiền mặt ghi tiền mặt, chuyển khoản ghi chuyển khoản. Với chuyển khoản, chỉ xác nhận khi đã thấy tiền về, không xác nhận theo màn hình điện thoại của khách.
4. Đóng ca. Đếm tiền trong két, trừ tiền lẻ đầu ca, so với tổng tiền mặt trên báo cáo ca. Kiểm tổng chuyển khoản với sao kê tài khoản.
5. Xem báo cáo cuối ngày. Năm phút đọc ba con số: tổng doanh thu, số ổ theo từng món, và phân bổ theo giờ.

Vòng năm bước này nên được làm giống hệt nhau mỗi ngày, bởi mọi người đứng ca. Phần mềm chỉ chính xác khi thói quen ghi đơn chính xác.

Ba con số nên đọc mỗi tối

Báo cáo có thể có nhiều thông tin, nhưng với một kiosk mới, ba con số là đủ để ra quyết định. Thứ nhất là doanh thu ngày, để so với mức hãng công bố. Doanh thu tham khảo của gói Kiosk là 2–3 triệu mỗi ngày; đây là mức tham khảo, không phải cam kết, và tuỳ mặt bằng, khu vực, cách vận hành. Những tuần đầu thấp hơn là chuyện thường, điều cần xem là xu hướng qua các tuần.

Thứ hai là số ổ theo từng món. Nếu Bánh Mì Thập Cẩm 59.000đ và Bánh Mì Đậu Hũ Cay 56.000đ chiếm phần lớn, hãy đảm bảo nguyên liệu cho hai món đó không bao giờ thiếu giữa ca. Nếu Bánh Mì Bơ Đường 28.000đ bán nhiều vào buổi chiều, có thể khách mua làm món ăn vặt, và đó là thông tin để bố trí hàng. Thứ ba là phân bổ theo giờ. Nó cho bạn biết lúc nào cần hai người, lúc nào một người là đủ, lúc nào nên chuẩn bị sẵn bánh. Đây là thứ sổ tay gần như không thể cho bạn.

Dùng số liệu bán hàng để đặt sốt và nguyên liệu

Lợi ích ít được nói tới nhất của báo cáo là giúp đặt hàng đúng. Kiosk nhận nước sốt độc quyền giữ lạnh từ bếp tổng theo lịch giao định kỳ. Nếu đặt nhiều quá, sốt nằm lâu trong tủ, chiếm chỗ và có nguy cơ quá hạn. Nếu đặt ít quá, giữa tuần hết sốt và kiosk phải từ chối khách. Báo cáo số ổ theo từng món qua vài tuần cho bạn một nền để ước: trung bình mỗi ngày bán bao nhiêu ổ, ngày nào trong tuần cao hơn, tuần nào có dịp đặc biệt.

Cách làm đơn giản là ghi lại, mỗi kỳ nhận sốt, lượng sốt còn tồn lúc nhận lô mới. Tồn nhiều nghĩa là lần sau đặt bớt; tồn gần như bằng không nghĩa là đang sát nút, nên đặt thêm một chút làm đệm. Áp dụng tương tự cho bánh, rau và đồ chua. Sau một hai tháng, bạn sẽ có con số đặt hàng gần như cố định cho từng ngày trong tuần, và lúc đó việc đặt hàng chỉ còn là năm phút. Đây cũng là thông tin hữu ích khi trao đổi với hãng về lịch giao cho khu vực của bạn.

Phần mềm giúp gì khi chủ tiệm không đứng quầy

Nhiều chủ kiosk ban đầu tự đứng, sau đó giao cho nhân viên để đi làm việc khác. Lúc đó, báo cáo phần mềm là cách chính để bạn biết kiosk đang chạy thế nào. Doanh thu ca chiều thấp bất thường so với cùng thứ tuần trước? Số ổ bán ra không khớp lượng sốt đã dùng? Đó là những tín hiệu cần hỏi lại. Phần mềm không thay được việc thỉnh thoảng ghé kiosk bất ngờ, nhưng giúp bạn biết nên ghé vào lúc nào và hỏi điều gì. Bài quản lý tiệm bánh mì từ xa nói kỹ hơn chuyện này.

Lỗi hay gặp những tuần đầu và cách tránh

• Bỏ qua ghi đơn khi đông. Lúc khách xếp hàng, nhân viên có xu hướng làm bánh trước, ghi sau, rồi quên. Quy tắc: ghi đơn trước khi làm bánh.
• Xác nhận chuyển khoản theo ảnh chụp. Khách đưa màn hình “đã chuyển” không có nghĩa tiền đã về. Kiểm thông báo tài khoản của tiệm.
• Không đóng ca khi đổi người. Hai người dùng chung một ca thì tiền lệch không biết của ai. Mỗi người một ca, đổi người là đóng ca.
• Nhập sai giá khi thiết lập. Kiểm giá từng món trên máy với thực đơn trước ngày khai trương.
• Có báo cáo mà không đọc. Phần mềm chỉ có ích khi có người nhìn vào số. Năm phút mỗi tối là đủ.

Những câu nên hỏi về phần mềm khi tư vấn

Phần mềm đã nằm trong giá gói, nhưng vài điều nên được làm rõ để không bất ngờ về sau: thiết bị bán hàng gồm những gì, chủ tiệm có phải tự mua thêm máy tính bảng, máy in hoá đơn không; dùng suốt 3 năm hợp đồng có phát sinh phí không; dữ liệu bán hàng lưu ở đâu, chủ tiệm xuất ra được không; khi mạng chập chờn, quầy có bán tiếp được không; và nếu sau này mở thêm tiệm, có nâng lên bản đầy đủ được không. Các bài trong chuyên mục phần mềm am-thuc.com đi tiếp từng chủ đề.

Câu hỏi thường gặp